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D&O Insurance in Canada

Protecting the personal assets of corporate directors, officers, and other covered parties for cannabis businesses.

NFP Insurance Services Corp.

Last updated: July 15, 2024

NFP Insurance Services Corp. ("NFP", "we", "us", "our") is committed to protecting the privacy of its customers, (including prospective customers), visitors to its website nfp.ca (the "Site"), applicants for employment with NFP and visitors to our offices.

This Policy also applies to the information we collect from apps which provide personal information to NFP (collectively, “Apps”), and other digital quoting sites, applications and tools which provide information to NFP (“Tools”).

NFP makes every effort to ensure that these individuals understand the nature, purposes and consequences of the collection, use, and disclosure of their personal information, which we explain in this Privacy Notice.

For the purposes of this Privacy Notice, "personal information" means any information that can reasonably be used, either alone or in combination with other information, to identify you.

This Privacy Notice explains how we collect, use, and disclose your personal information any time you communicate or interact with us or our employees. This includes when you inquire about or purchase our services or products that we offer, visit one of our offices, visit our Site), use an App or Tool, or subscribe to our newsletter or register for a webinar via one of our social media accounts. This Privacy Notice also explains how we collect, use and disclose your personal information when you apply for employment with us.

Directly: We may collect personal information directly from you when you inquire about or purchase our services or products that we offer, or interact with us. Depending on the type of product or service that you are inquiring about or purchasing, we may collect the following information:

  • Information establishing your identity (such as your name, address, email address, phone number, date of birth, gender, Social Insurance Number ("SIN") and in some cases copies of government-issued documents) (for instance, for licensed employees, we may need to collect this and submit it to the regulators in connection with license renewals);
  • Information about your financial status, including your annual income, the value of your assets (such as your investments, or assets that you seek to insure such as your home, cottage, vehicle, RV, or horse), liabilities, and your creditworthiness;
  • Information about your payment methods, including the information we need to process payments for the products and services, and in some cases, complete transactions for the products and services;
  • Information about your family, including spouse, children, and dependents;
  • Information about your vehicle, including make, model, proof of vehicle ownership and vehicle identification number (VIN);
  • Information about your occupation, including your employer;
  • Information related to your estate or financial planning, including your financial goals, plans for retirement, and identities of your designated beneficiaries and heirs;
  • Information about your health, including and medical conditions or diseases affecting you, lifestyle habits that may affect your health, medications that you take, or any allergies that you may have;
  • Information about your travel history; and
  • Information about your driving or criminal record, including history of any insurance claims.

There are many reasons why we ask for your SIN.

We may be required to collect your SIN: As described below in Section 3 of this Privacy Notice, 'Why does NFP Insurance Services Corp. collect my personal information?', your SIN is required by law for tax-reporting requirements.

You may voluntarily provide your SIN for other purposes: With your consent, we use your SIN as a unique identifier to keep your information separate from other customers and people with similar names. For example, if we need to verify your credit history, we use your SIN to confirm that the credit information we ask for and receive is about you and not someone with the same or similar name. You can request that we not use your SIN unless we are required to by law.

If you send us an email, phone us or use the live chat feature on the Site, we may collect personal information you provide to us during those communications, such as the content of your comments, complaints, feedback or inquiries. When we do so, we may record your information in order to:

  • Establish a record of the information you provide
  • Take or verify instructions from you
  • Confirm your identity
  • Maintain quality service levels
  • Help with staff training

If you don't want your calls recorded, you can communicate with us in writing instead.

If you attend one of our physical offices, we may collect personal information about whether you have been fully vaccinated against COVID-19, where permitted by law. Where we have CCTV cameras, we may collect images of you.

We may automatically collect certain technical information from any device that you use to access the Site, interact with us online or use an App or Tool. This includes:

  • Your device information, including IP address, device model & manufacturer, web browser type and version, hardware model, time zone setting, browser plug-in types and versions, and operating system version, as well as your internet service provider.
  • Information about how you use the Site, including the uniform resource locators ("URLs") of other websites that you click to and from our Site (including the date and time clicked), page response times, download errors, length of visits to certain pages on the Site, page interaction information (such as scrolling, clicks, and mouse-overs), and methods used to browse away from the Site;
  • Information related to emails that we send you, including the types of emails we send that you open and click; and
  • Information about our product webinars and seminars, including your registration and attendance at such webinars.

We may collect some of the above technical information using cookies or similar technologies. See Cookies & Other Technologies below for more detail on how we collect and use this information.

In the case of individuals applying for employment with us, we may collect:

  • Information about your education, employment and educational history, and qualifications, such as the contents of your resume or CV; and
  • The result of criminal record or background checks.

Indirectly: We may also collect personal information about you from third parties, including:

  • Information about the insurance, driving record and claims history of you and other drivers you seek to include under one of our automobile insurance policies, going back up to 25 years. We collect this information from credit bureaus, the Ministry of Transportation and/or motor vehicle registry in your province or territory or residence, other insurers, associations of insurers and insurance rating service providers.
  • For some insurance products and services (e.g., group benefits, life or travel insurance), NFP and your insurers may collect additional information including health related information.

In the case of individuals applying for employment with us, we may collect: The result of criminal record or background checks; and Information provided to us from references that you identify to us.

We may use your personal information to:

  • Assess your application and provide you with quotes for services and products that we offer;
  • Determine your eligibility for insurance coverage:
    • We assess your "risk" and determine eligibility for products and services (including consulting and risk management) that we offer directly or through third parties. For instance, we use this information to:
      • underwrite insurance
      • determine the right product, premium or coverage
      • verify the information you provide in your application
      • detect and prevent fraud
    • When you modify or make a claim under certain specific insurance products, we will use it to:
      • process, assist with the investigation and examination of claims
      • verify the information you provide in your claim demand and proof of loss
      • Detect, investigate, and prevent fraud
  • Help measure the probability and risk of future events (actuarial analysis).
  • Process payments for the products and services, and in some cases, complete transactions for the products and services;
  • Provide you with our services and products, including consulting, that we offer, including providing you with options so that you can decide which products and services to purchase and determine your financial and retirement goals;
  • Investigate insurance claims submitted by you, where we have been authorized to do so;
  • Protect you, us and third parties from errors, misrepresentations, fraud, and/or contravention of laws or criminal activity (including facilitating insurance fraud detection and prevention);
  • Develop and enhance our services through data analysis;
  • Maintain our customer service records;
  • Respond to your comments, complaints, questions, or requests for information, and correspond with you generally as well as corresponding with third parties on your behalf. Where relevant, we may also pass information along to third parties to allow them to respond, at the request of or on behalf of the insurance carrier partners;
  • Consider if there are other products or services you might be interested in, if you are eligible for those products or services, and sending you details about them;
  • Provide you with relevant information, send you promotional communications or otherwise market our products to you;
  • Satisfy any audit, insurance, self-regulatory or regulatory requirements applicable to us (including, know-your-client requirements, provincial and federal tax reporting, anti-money laundering, sanctions compliance, unclaimed property obligations and audits by our carrier partners);
  • Maintain the health and safety of our personnel;
  • Enforce our legal rights with respect to any agreement you may have with us, including to collect a debt or enforce an obligation owed to us by you;
  • Better understand how visitors interact with our Site, and improve the Site; and
  • Detect and prevent security threats to the Site.

In the case of individuals applying for employment, we use your personal information to assess your application, decide whether to offer you employment and contact you about your application.

We may use your personal information for marketing purposes, including to educate current and potential customers about our products, identify customers who may be interested in purchasing our products and reach out to them. If you do not want your personal information to be used for marketing purposes, you can withdraw your consent at any time by contacting us at: privacy@nfp.ca

NFP may share your information with its affiliates or service providers which are located outside Canada and/or outside Quebec (in some cases, while the information may stay in Canada, it may be accessed by affiliates or service providers outside of Canada or Quebec). We and they may use, store or access your information in any region in Canada and other countries. These countries may include the USA, UK, European states, India and Egypt, and others where we or our service providers have a business presence. We take steps to protect your information wherever it is handled, subject to requirements to disclose it in response to legal demands or requests from governments, regulators, courts and law enforcement authorities in other jurisdictions that we deem to be valid.

We may use technologies such as cookies to automatically collect certain information about visitors to the Site. A "cookie" is a unique numeric code that we transfer to your computer that identifies your browser to our server when you visit the Site. We use cookies to recognize you as a return visitor to the Site and save any information you have may entered into a form, as well as to save your screen display choices. You can set your Internet browser settings to stop accepting new cookies, to receive notice when you receive a new cookie, or to disable existing cookies. Note that the opt-out will apply only to the browser that you are using when you decide to opt out of cookies. Without cookies though, the features described here will not function properly. Any cookie sent to your computer by NFP Insurance Services Corp. in connection with your use of the Site does not give us access to your computer.

If at any time you decide you no longer want to receive promotional emails from us, you can opt-out by clicking the 'unsubscribe' link located in the footer of the email or by contacting us at privacy@nfp.ca. Please note that we may still send you emails concerning your account with us and information that may affect how you contact us to service your accounts. If you choose to unsubscribe from promotional communications.

In some cases we may transfer your information to our service providers who perform services on our behalf. In other cases, we may disclose your personal information to third parties for their own use.

Transfers

To fulfill the purposes described above at Section 3 of this Privacy Notice, 'Why does NFP Insurance Services Corp. collect my personal information?' we need to share your personal information with the following types of third party service providers:

  • Cloud hosting, database and software providers who help us host, administer, maintain and operationalize our information systems, which include our broker management and customer relationship management systems, our telephony systems and the Site;
  • Vendors, who help facilitate administrative processes for us such as sending documents to our customers;
  • Client relationship managers, who help us build, maintain and strengthen our relationships with our customers; and
  • Brokers and consultants, who help us assess your needs and provide you with our products and services.
  • Credit card companies, issuers and processors, in order to process your payment for our goods and services;
  • Finance companies, for processing of premiums;

When we allow a third party service provider to access your personal information, we only allow them to do so for the sole purpose of carrying out the above services on our behalf. In our service agreements with these service providers, we require them to treat your personal information as securely as we do.

Disclosures

We may need to provide your information to third parties in order for them to provide their own services. This may include:

  • Our insurance carrier partners, in order to provide you with quotes for insurance and to bind insurance policies you may purchase from us;
  • Insurance companies;
  • Associations of insurance companies;
  • Insurance intermediaries such as Managing General Agents;
  • Reinsurers;
  • Insurance rating service providers;
  • Claims third party adjusters;
  • Inspection companies;
  • Third party lenders with an insurance interest in your property;
  • Additional insureds;
  • Regulators (such as motor vehicle registries, drivers' license authorities and other government regulators, in order to fulfill our regulatory obligations);
  • Your professional advisors, as directed by you.
  • Certain employees of the Broker, including client managers, brokers and consultants;

When you give us permission to disclose your personal information to these third parties, the information we provide to them is then handled by them in accordance with their own privacy policy. If you have concerns about their handling of your personal information, you should contact them directly.

Some third parties may compile, aggregate, store, extract, modify and transform your personal information to create anonymized statistical data sets to be used for analytics purposes. Anonymized statistical data sets are no longer considered to be personal information.

Automated decision making: Automated decision-making is the process of rendering a decision by automated means without any human involvement which may include the use of artificial intelligence or machine learning. Our service providers may use technologies that incorporate automated decision making. For example, they may use automated decision making to accelerate their underwriting process, which in turn may simplify and accelerate your insurance purchasing experience.

In certain narrow circumstances, the law permits us to disclose your personal information without your consent. For instance, we may disclose your personal information to government, regulatory or law enforcement agencies as requested by these agencies, if we have a good faith belief that the disclosure is required or permitted by law. We may also disclose your personal information in order to enforce our legal rights; to detect, prevent or address fraud or security issues; in connection with a court or regulatory proceeding; and to enforce ours or others' legal rights, property, or safety.

We may also transfer or assign your personal information to third parties because of, or in connection with a sale, merger, consolidation, change in control, transfer of assets, reorganization, or liquidation.

We do not trade, rent or sell your personal information.

NFP Insurance Services Corp. uses reasonable technical, organizational and administrative measures to protect your personal information against loss or theft, as well as unauthorized access, disclosure, copying, use, or modification. These include:

  • Implementing encryption, antivirus and firewall technology as necessary on all of our information systems;
  • Training our employees on how to securely handle your personal information;
  • Requiring personnel with access to our information systems to use strong passwords to protect their accounts; and
  • Implementing policies requiring our personnel to treat mobile devices with access to your personal information securely.

We restrict access to your personal information to only those NFP Insurance Services Corp. employees, contractors and agents who require that information to carry out the purposes identified above at Section 3 of this Privacy Notice, 'Why does NFP Insurance Services Corp. collect my personal information?' Anyone with access to your personal information is subject to strict confidentiality obligations. However, you should be aware that no safeguard is 100% secure, and despite our best efforts, we cannot guarantee that your information will be secure, particularly while it is in transit over the Internet.

We only retain your personal information for as long as necessary to fulfill the purposes described in Section 3 of this Privacy Notice, 'Why does NFP Insurance Services Corp. collect my personal information?'

One or more of our service providers and our parent company, NFP Corp. and other affiliates, are located in the United States or other locations outside Canada. This means that your personal information may be transferred to, stored, or processed in other jurisdictions, and may be accessible to regulatory authorities in accordance with the laws of those jurisdictions.

Withdraw your consent: At any time, you may withdraw your consent for us to collect, use or disclose your personal information. However, this may affect our ability to offer you some of our products and services. For example, you would be unable to acquire or renew an insurance policy with us.

Access/correct your information: At your written request, we will let you know what information NFP Insurance Services Corp. has about you, what it is being used for, and with whom it has been shared. If you notice any inaccuracies or wish to update any of your personal information, we will make those changes if you request us to do so. If we disagree with your request, we will note that. In some cases, we aren’t able to correct your information ourselves, so we will forward the request to the insurance carriers to do so.

At your written request, we will also provide you with access to your personal information that is in our control, subject to certain exceptions. These include where:

  • Personal information about another person might be revealed and the other person's personal information cannot be separated from yours;
  • Commercially confidential information might be revealed, and the confidential information cannot be severed from yours;
  • The requested information is subject to solicitor and client privilege;
  • Someone's life or security might be threatened as a result of giving you access and the personal information about the other person cannot be separated from yours;
  • The information was collected for purposes related to an investigation of a breach of an agreement or contravention of the law.

The way in which we will give you access to your personal information may vary, depending on the format in which we hold it and the amount of information. We may provide your information in physical or electronic format. In the case of an exceptionally large file, we may provide you a summary of the personal information.

To make a request to withdraw your consent, or access or correct your personal information, contact NFP Insurance Services Corp.'s Privacy Officer at privacy@nfp.ca. Please note that we may ask to verify your identity before we begin processing your request.

Data portability: In Quebec, you have the right to receive computerized personal information collected from you in a structured, commonly used and technological format and to have this information transferred directly to any person or body authorized by law to collect such information.

If you have any questions or concerns about this Privacy Notice, you can contact NFP Insurance Services Corp.'s Privacy Officer:

NFP Insurance Services Corp.
Privacy Officer
100 King Street West
Suite 5140
Toronto, Ontario M5X 1E1

226.780.8919
privacy@nfp.ca

NFP Insurance Services Corp.

Dernière mise à jour : 15 juillet 2024

NFP Insurance Services Corp. (« NFP », « nous », « notre », « nos ») s’engage à respecter la vie privée de ses clientes et clients (y compris les clientes et clients éventuels), des personnes qui visitent son site Web nfp.ca/fr (le « site »), des candidates et candidats à un emploi à NFP et des visiteurs dans nos bureaux.

La présente politique s’applique également aux informations que nous recueillons sur les applications qui fournissent des informations personnelles à NFP (collectivement, les « applications »), et d’autres sites, applications et outils de devis numériques qui fournissent des informations à NFP (« outils »).

Nous ne ménageons aucun effort pour que ces personnes comprennent la nature, les fins et les conséquences de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de leurs renseignements personnels, conformément à ce qui est expliqué dans la présente politique de confidentialité.

Dans le cadre de la présente politique de confidentialité, nous entendons par « renseignement personnel » tout renseignement pouvant raisonnablement être utilisé, seul ou en combinaison avec d’autres renseignements, pour vous identifier.

La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels chaque fois que vous communiquez ou interagissez avec nous ou les membres de notre personnel. Cela inclut les situations suivantes : lorsque vous demandez des informations sur nos services ou produits ou que vous les achetez, lorsque vous vous rendez dans l’un de nos bureaux, visitez notre site Web, utilisez une application ou un outil, vous vous inscrivez à notre infolettre ou à un webinaire par le biais de l’un de nos comptes de médias sociaux. La présente politique de confidentialité explique également comment nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels lorsque vous postulez un emploi à NFP.

Directement : Nous pouvons vous demander de nous fournir des renseignements personnels lorsque vous vous renseignez sur les produits et services offerts ou que vous en achetez, ou vous interagissez avec nous. Voici les renseignements que nous pouvons recueillir, en fonction du type de produit ou service qui vous intéresse :

  • Des renseignements pour établir votre identité, comme votre nom, votre adresse, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre genre, votre numéro d’assurance sociale (« NAS ») et, dans certains cas, des copies de documents émis par le gouvernement (par exemple, pour les employés titulaires d’une licence, nous pouvons être amenés à collecter ces informations et à les soumettre aux autorités de réglementation dans le cadre du renouvellement de la licence) ;
  • Des renseignements sur votre situation financière, notamment votre revenu annuel et la valeur de vos actifs (p. ex. vos placements ou les biens que vous souhaitez assurer, comme votre maison, votre chalet, votre véhicule, votre VR ou votre cheval), vos passifs et votre solvabilité ;
  • Des informations sur vos méthodes de paiement, y compris les informations dont nous avons besoin pour les traiter, les paiements liés aux produits et services, et dans certains cas, effectuer les transactions connexes ;
  • Des renseignements sur votre famille, y compris sur votre conjointe ou conjoint, vos enfants et vos personnes à charge ;
  • Des renseignements sur votre véhicule, notamment la marque, le modèle, une preuve de propriété et le numéro d’identification du véhicule (NIV) ;
  • Des renseignements sur votre emploi, y compris sur votre employeur ;
  • Des renseignements relatifs à votre planification financière ou successorale, notamment vos objectifs financiers, vos projets de retraite et le nom de vos bénéficiaires désignés et de vos héritiers ;
  • Des renseignements sur votre santé, notamment vos problèmes médicaux ou les maladies dont vous êtes atteint, vos habitudes de vie qui peuvent nuire à votre santé, les médicaments que vous prenez et les allergies dont vous souffrez ;
  • Des renseignements sur vos antécédents de voyage ; et
  • Des renseignements sur votre dossier de conduite ou votre casier judiciaire, y compris sur vos réclamations d’assurance.

Nous pouvons vous demander votre NAS pour de nombreuses raisons.

Nous pouvons être amenés à vous demander votre NAS : Comme indiqué à la section 3 ci-dessous intitulée Pour quelles raisons NFP Insurance Services Corp. recueille-t-elle mes renseignements personnels, nous sommes tenus d’obtenir votre NAS en vertu des règles de déclaration fiscal.

Vous pouvez nous fournir volontairement votre NAS à d’autres fins : Avec votre consentement, nous utilisons votre NAS comme identificateur unique pour distinguer vos renseignements personnels de ceux d’autres clientes et clients ou personnes portant un nom semblable au vôtre. Par exemple, lorsque nous devons vérifier vos antécédents de crédit, nous utilisons votre NAS pour nous assurer que les renseignements que nous demandons et recevons vous concernent et ne sont pas liés à quelqu’un d’autre qui porte un nom identique ou semblable au vôtre. Vous pouvez demander que nous n’utilisions pas votre NAS, sauf dans les cas où la loi l’exige.

Lorsque vous communiquez avec nous par courriel, par téléphone ou par clavardage (dans l’outil de clavardage en direct sur le site), nous pouvons recueillir les renseignements personnels que vous nous fournissez, comme vos commentaires, vos plaintes, votre rétroaction ou vos demandes de renseignements. Nous pouvons notamment enregistrer l’information pour :

  • Consigner en dossier les renseignements que vous nous fournissez ;
  • Noter ou confirmer vos directives ;
  • Confirmer votre identité ;
  • Assurer la qualité de notre service ;
  • Donner de la formation à notre personnel.

Si vous ne voulez pas que vos appels soient enregistrés, vous pouvez communiquer avec nous par écrit.

Si vous vous présentez dans l’un de nos bureaux, nous pouvons vous demander si vous êtes entièrement vacciné contre la COVID-19, dans la mesure où la loi le permet. Lorsque nous disposons de caméras de vidéosurveillance, nous pouvons recueillir des images de vous.

Nous pouvons recueillir automatiquement certains renseignements techniques à partir de tout appareil que vous utilisez pour accéder au site, interagir avec nous en ligne ou utiliser une application ou un outil. Cela inclut :

  • Des renseignements sur votre appareil, notamment l’adresse IP, le modèle et le fabricant, le type et la version du navigateur Web, le modèle matériel, le réglage du fuseau horaire, les types et les versions de modules externes de navigation, la version du système d’exploitation et votre fournisseur d’accès Internet ;
  • Des renseignements sur votre utilisation du site, notamment les localisateurs de ressources uniformes (« URL ») d’autres pages Web sur lesquels vous cliquez dans notre site ou pour accéder à notre site (y compris la date et l’heure du clic), le temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée de la consultation de certaines pages du site, le type d’interaction sur les pages (p. ex. défilement, clics, survol avec la souris) et les méthodes utilisées pour quitter le site ;
  • Des renseignements sur les courriels que nous vous envoyons, notamment les types de courriels que nous envoyons et que vous ouvrez ;
  • Des renseignements sur nos webinaires et séminaires sur les produits, notamment en ce qui a trait à votre inscription et à votre participation.

Nous pouvons recueillir certains des renseignements techniques dont il est question ci-dessus au moyen de témoins ou de technologies similaires. Reportez-vous à la section Témoins et autres technologies similaires ci-dessous pour plus de précisions sur la manière dont nous recueillons et utilisons ces renseignements.

Si vous postulez un emploi à NFP, nous pouvons recueillir :

  • Des renseignements sur vos études, vos formations, votre expérience professionnelle et vos compétences, comme l’information figurant dans votre CV ;
  • Le résultat de la vérification du casier judiciaire et des antécédents.

Indirectement : Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels à votre sujet auprès de tiers, notamment :

  • Des renseignements sur vos assurances, votre dossier de conduite et vos réclamations (les vôtres et celles des autres conductrices et conducteurs que vous souhaitez faire assurer aux termes d’une assurance automobile) des 25 dernières années. Nous recueillons ces renseignements auprès d’agences d’évaluation du crédit, du ministère des Transports ou le bureau des véhicules automobiles de votre province ou territoire de résidence, et d’autres assureurs, des associations d’assureurs et des fournisseurs de services de tarification d’assurance.
  • Pour certains produits et services d’assurance (par exemple, les régimes d’assurance collective, l’assurance vie ou l’assurance voyage), NFP et vos assureurs peuvent collecter des informations supplémentaires, y compris des informations relatives à la santé.

Si vous postulez un emploi à NFP, nous pouvons recueillir :

  • Le résultat de la vérification du casier judiciaire et des antécédents ; et
  • Les informations qui nous sont fournies par les personnes recommandées que vous nous avez communiquées.

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour :

  • Évaluer votre demande et vous fournir des soumissions pour nos produits et services ;
  • Déterminer votre admissibilité à l’assurance :
    • Nous évaluons les risques et déterminons votre éligibilité aux produits et services (y compris les conseils et la gestion des risques) que nous vous proposons directement ou par l’intermédiaire de tiers. Par exemple, nous utilisons ces informations pour :
      • Souscrire une assurance.
      • Déterminer le bon produit, la bonne prime ou la bonne couverture.
      • Vérifier les renseignements que vous nous fournissez dans votre demande.
      • Détecter et prévenir les fraudes.
    • Lorsque vous modifiez votre réclamation ou présentez une demande d’indemnisation pour certains produits d’assurance spécifiques, nous utiliserons ces données pour :
      • Traiter, enquêter et examiner les demandes d’indemnisation.
      • Vérifier les renseignements que vous nous fournissez dans votre demande d’indemnisation et votre pièce justificative de sinistre.
      • Détecter, enquêter et prévenir les fraudes.
  • Aider à mesurer la probabilité et le risque d’événements futurs (analyse actuarielle) ;
  • Traiter les paiements liés aux produits et services, et dans certains cas, effectuer les transactions connexes ;
  • Vous offrir nos produits et services, y compris la consultation, et notamment en vous offrant des options pour que vous puissiez décider des produits et services à acheter et déterminer vos objectifs en matière de finances et de retraite ;
  • Faire des recherches relatives aux réclamations d’assurance que vous avez soumises, où nous sommes autorisés à le faire ;
  • Vous protéger, nous protéger et protéger des tiers contre les erreurs, les fausses déclarations, la fraude/la contravention aux lois ou les activités criminelles (notamment en facilitant la détection et la prévention de la fraude en matière d’assurance) ;
  • Mettre sur pied des services et les améliorer au moyen de l’analyse des données ;
  • Tenir à jour les dossiers de nos clientes et clients ;
  • Répondre à vos commentaires, plaintes, questions ou demandes d’information, communiquer avec vous de manière générale et échanger avec des tiers en votre nom. Le cas échéant, nous pouvons également transmettre des informations à des tiers pour leur permettre de répondre, à la demande ou au nom des partenaires assureurs ;
  • Vérifier s’il existe d’autres produits ou services auxquels vous seriez admissibles et qui pourraient vous intéresser, puis vous envoyer des renseignements à ce sujet ;
  • Vous fournir des renseignements pertinents, vous envoyer des communications promotionnelles ou vous faire connaître nos produits de toute autre façon ;
  • Respecter les exigences applicables en matière d’audit, d’assurance, d’autoréglementation et de réglementation (y compris la règle de la connaissance du client, les règles de déclaration fiscale provinciales et fédérales, les exigences en matière de lutte contre le blanchiment d’argent, la conformité relative aux sanctions, les obligations relatives aux biens non réclamés et les audits de nos partenaires du secteur) ;
  • Protéger la santé et la sécurité de notre personnel ;
  • Faire respecter nos droits dans le cadre de toute entente que vous pouvez avoir avec nous, notamment pour recouvrer une dette ou forcer le paiement d’une créance que vous nous devez ;
  • Mieux comprendre comment les visiteuses et visiteurs interagissent avec notre site, et améliorer le site ;
  • Détecter et prévenir les menaces informatiques.

Si vous postulez un emploi, nous utilisons vos renseignements personnels pour analyser votre demande d’emploi, décider si nous vous offrons un poste ou non, et communiquer avec vous au sujet de la demande.

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels à des fins de marketing, notamment pour offrir de l’information sur nos produits aux clientes et clients actuels et potentiels ainsi que pour repérer et contacter les personnes qui pourraient être intéressés par nos produits. Si vous ne voulez pas que vos renseignements personnels soient utilisés à des fins de marketing, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous écrivant à l’adresse suivante : privacy@nfp.ca

NFP peut partager vos informations avec ses sociétés affiliées ou ses prestataires de services situés en dehors du Canada ou du Québec (dans certains cas, bien que les informations restent au Canada, elles peuvent être consultées par des sociétés affiliées ou des prestataires de services situés en dehors du Canada ou du Québec). Nous pouvons utiliser, stocker ou accéder à vos informations dans n’importe quelle région du Canada et dans d’autres pays. Ces pays peuvent inclure les États-Unis, le Royaume-Uni, les États européens, l’Inde et l’Égypte, ainsi que d’autres pays où nous ou nos prestataires de services sommes présents. Nous prenons des mesures pour protéger vos informations quel que soit l’endroit où elles sont traitées, sous réserve de l’obligation de les divulguer en vertu d’exigences juridiques ou de demandes émanant de gouvernements, d’organismes de réglementation, de tribunaux et d’autorités chargées de l’application de la loi dans d’autres territoires, que nous jugeons fondés.

Nous pouvons utiliser des technologies, telles que les témoins, pour recueillir automatiquement certains renseignements sur les personnes qui visitent le site. Un « témoin » est un code numérique unique que nous transférons à votre ordinateur afin que notre serveur reconnaisse votre navigateur lorsque vous visitez le site. Nous utilisons des témoins pour vous reconnaître lorsque vous revenez sur le site, pour enregistrer les renseignements que vous saisissez dans un formulaire et pour nous souvenir de vos choix d’affichage. Vous pouvez configurer les paramètres de votre navigateur Web pour ne plus accepter de nouveaux témoins, être avisé lorsque vous recevez un nouveau témoin, ou encore désactiver les témoins existants. Notez que l’option de refus ne s’appliquera qu’au navigateur que vous utilisez lorsque vous décidez de refuser les témoins. Toutefois, sans témoins, les fonctionnalités décrites dans la présente politique ne fonctionneront pas correctement. Les témoins envoyés à votre ordinateur par NFP Insurance Services Corp. dans le cadre de votre utilisation du site ne nous donnent pas accès à votre ordinateur.

Si vous ne voulez plus recevoir de courriels promotionnels de notre part, vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien de désabonnement au bas du courriel, ou encore en nous écrivant à l’adresse privacy@nfp.ca. Veuillez noter que nous pouvons vous envoyer des courriels concernant votre compte et des informations qui peuvent affecter la façon dont vous communiquez avec nous concernant la gestion de vos comptes même si vous choisissez de vous désabonner des communications promotionnelles.

Dans certains cas, nous pouvons transférer vos informations à nos prestataires de services qui fournissent des services en notre nom. Dans d’autres cas, nous pouvons divulguer vos informations personnelles à des tiers pour leur propre utilisation.

Transferts

Comme indiqué à la section 3 ci-dessus intitulée Pour quelles raisons NFP Insurance Services Corp. recueille-t-elle mes renseignements personnels, nous devons communiquer vos renseignements personnels aux tiers fournisseurs de services qui suivent :

  • Les fournisseurs de bases de données, de logiciels et de services infonuagiques qui nous aident à héberger, à gérer, à tenir à jour et à opérationnaliser nos systèmes d’information, ce qui inclut nos logiciels de gestion des courtiers et de gestion de la relation client, nos systèmes de téléphonie et le site ;
  • Les fournisseurs, qui nous aident à réaliser des processus administratifs, comme l’envoi de documents à nos clientes et clients ;
  • Les gestionnaires des relations avec la clientèle, qui nous aident à établir, à maintenir et à renforcer nos relations avec nos clientes et clients ;
  • Les courtières et courtiers et les consultantes et consultants, qui nous aident à évaluer vos besoins et à vous offrir nos produits et services.
  • Aux sociétés de carte de crédit (sociétés émettrices et sociétés de traitement) pour traiter votre paiement ; Les sociétés de financement, pour le traitement des primes ;

Les tiers fournisseurs de services ne sont autorisés à accéder à vos renseignements personnels que pour fournir en notre nom les services susmentionnés. Dans les ententes de service que nous concluons avec ces fournisseurs, nous exigeons qu’ils traitent vos renseignements personnels de façon aussi sûre que nous.

Divulgations

Il peut s’avérer nécessaire de fournir vos informations à des tiers afin qu’ils puissent fournir leurs propres services. Cela peut inclure :

  • Partenaires assureurs afin de vous remettre des soumissions et des notes de couverture pour l’assurance que vous souscrivez auprès de nous ;
  • Compagnie d’assurance ;
  • Associations de compagnies d’assurance ;
  • Intermédiaires en assurance comme des agents généraux de gestion ;
  • Réassureurs ;
  • Fournisseurs de services de tarification d’assurance ;
  • Experts en sinistres tiers ;
  • Entreprises d’inspection ;
  • Les prêteurs tiers ayant un intérêt en matière d’assurance concernant votre propriété ;
  • Assurés supplémentaires ;
  • Autorités de réglementation (comme les bureaux des véhicules automobiles, les autorités responsables des permis de conduire et les organismes gouvernementaux de réglementation pour nous acquitter de nos obligations réglementaires) ;
  • À vos conseillères ou conseillers professionnels, selon vos indications.
  • Certains employés du courtier, y compris les gestionnaires clients, les courtiers et les conseiller·ère·s ;

Lorsque vous nous autorisez à divulguer vos renseignements personnels à ces tiers, ces derniers traitent les renseignements que nous leur fournissons conformément à leur propre politique de confidentialité. Si vous avez des inquiétudes à ce sujet, vous devez communiquer directement avec eux.

Certains tiers peuvent compiler, agréger, stocker, extraire, modifier et transformer vos informations personnelles pour créer des ensembles de données statistiques anonymisées à des fins d’analyse. Les ensembles de données statistiques anonymisées ne sont plus considérés comme étant des informations personnelles.

Processus décisionnel automatisé : Le processus décisionnel automatisé est le processus consistant à prendre une décision par des moyens automatisés sans aucune intervention humaine, ce qui peut inclure l’utilisation de l’intelligence artificielle ou de l’apprentissage automatique. Nos fournisseurs de services peuvent utiliser des technologies qui intègrent le processus décisionnel automatisé. Par exemple, ils peuvent utiliser la prise de décision automatisée pour accélérer leur processus de souscription, ce qui peut ensuite simplifier et accélérer votre expérience d’achat d’assurance.

Dans certaines circonstances très précises, la loi nous autorise à divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement. Par exemple, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels à des organismes gouvernementaux, de réglementation ou d’application de la loi lorsqu’ils le demandent et que nous croyons de bonne foi que la divulgation est requise ou autorisée par la loi. Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels pour faire respecter nos droits, pour détecter, prévenir ou traiter les cas de fraude ou de problèmes de sécurité, et pour protéger nos droits, notre propriété ou notre sécurité ainsi que les droits, la propriété ou la sécurité d’autres personnes.

Par ailleurs, nous pouvons transférer ou céder vos renseignements personnels à des tiers en raison ou dans le cadre d’une vente, d’une fusion, d’un changement de contrôle, d’un transfert d’actifs, d’une réorganisation ou d’une liquidation.

Nous n’échangeons pas, ne louons pas et ne vendons pas vos renseignements personnels.

NFP Insurance Services Corp. utilise des mesures techniques, organisationnelles et administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la divulgation, la copie, l’utilisation, la modification et l’accès non autorisés. Cela inclut notamment les mesures qui suivent :

  • La mise en place de technologies du cryptage, d’antivirus et de coupe-feu (selon ce qui est nécessaire) sur tous nos systèmes d’information ;
  • La formation des membres de notre personnel sur la façon de traiter vos renseignements personnels de manière sécuritaire ;
  • L’obligation pour tous les membres du personnel ayant accès à nos systèmes d’information d’utiliser des mots de passe forts pour protéger leurs comptes ;
  • La mise en œuvre de politiques exigeant que les membres de notre personnel utilisent de manière sécuritaire les appareils mobiles offrant un accès à vos renseignements personnels.

Nous ne donnons accès à vos renseignements personnels qu’aux membres du personnel et aux agentes et agents (y compris les agentes et agents contractuels) de NFP Insurance Services Corp. qui en ont besoin pour réaliser les tâches énumérées à la section 3 ci-dessus intitulée Pour quelles raisons NFP Insurance Services Corp. recueille-t-elle mes renseignements personnels. Toutes les personnes ayant accès à vos renseignements personnels sont soumises à des obligations de confidentialité très strictes. Toutefois, vous devez savoir qu’aucune mesure de protection n’est sûre à 100 % et que, malgré tous les efforts que nous déployons, nous ne pouvons garantir la sécurité de vos renseignements, surtout lorsqu’ils transitent sur Internet.

Nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour réaliser les tâches énumérées à la section 3 ci-dessus intitulée Pour quelles raisons NFP Insurance Services Corp. recueille-t-elle mes renseignements personnels.

Un ou plusieurs de nos fournisseurs de services et notre société mère, NFP Corp. et d’autres sociétés affiliées, sont situés aux États-Unis ou à l’extérieur du Canada. Cela signifie que vos informations personnelles peuvent être transférées, stockées ou traitées dans d’autres territoires et qu’elles peuvent être accessibles aux autorités réglementaires conformément aux lois de ces territoires.

Retirer votre consentement : À tout moment, vous pouvez retirer votre consentement à ce que nous recueillions, utilisions ou communiquions vos renseignements personnels. Toutefois, cela pourrait réduire notre capacité à vous offrir certains produits et services. Par exemple, vous ne pourrez pas souscrire ou renouveler une police d’assurance auprès de nous.

Accès et modifications : Si vous en faites la demande par écrit, nous vous indiquerons les renseignements que NFP Insurance Services Corp. possède à votre sujet, l’utilisation qui en est faite et les personnes à qui ces renseignements ont été communiqués. Si vous remarquez des inexactitudes ou souhaitez mettre à jour vos renseignements personnels, nous pouvons les modifier sur demande. Si nous ne sommes pas d’accord avec votre demande, nous en prendrons note. Dans certains cas, nous ne sommes pas en mesure de corriger nous-mêmes vos informations personnelles ; nous devons donc demander aux compagnies d’assurance de le faire.

Si vous en faites la demande par écrit, nous vous donnerons également accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, sous réserve de certaines exceptions. Notamment dans ces situations :

  • Des renseignements personnels sur une autre personne, qu’il est impossible de séparer des vôtres, peuvent être révélés ;
  • Des renseignements commerciaux confidentiels qu’il est impossible de séparer des vôtres peuvent être révélés ;
  • Les renseignements demandés sont soumis au secret professionnel de l’avocat ;
  • La vie ou la sécurité d’une personne dont il est impossible de séparer les renseignements des vôtres pourrait être menacée si les renseignements demandés vous étaient transmis ;
  • Les renseignements ont été recueillis dans le cadre d’une enquête sur le non-respect d’une entente ou d’une contravention à la loi.

Nous pouvons vous donner accès à vos renseignements personnels de diverses manières, en fonction du format dans lequel nous les détenons et de la quantité de renseignements que nous avons en notre possession. Nous pouvons vous transmettre les renseignements en format papier ou électronique. Si le fichier est très volumineux, nous pouvons vous envoyer un résumé des renseignements personnels que nous détenons.

Pour retirer votre consentement, ou encore pour accéder à vos renseignements personnels ou les corriger, communiquez avec la responsable de la protection de la vie privée de NFP Insurance Services Corp. à l’adresse privacy@nfp.ca. Veuillez noter que nous pouvons vous demander de confirmer votre identité avant de commencer à traiter votre demande.

Transférabilité des données : Au Québec, vous avez le droit de recevoir des renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré couramment utilisé et de les transmettre directement à tout individu ou organisme autorisé par la loi à recueillir de tels renseignements.

Si vous avez des questions sur la présente politique de confidentialité, vous pouvez communiquer avec la responsable de la protection de la vie privée de NFP Insurance Services Corp. :

NFP Insurance Services Corp.
Responsable de la protection de la vie privée
100, rue King Ouest
Bureau 5140
Toronto (Ontario) M5X 1E1

226.780.8919
privacy@nfp.ca